בחירת משרד מתאים היא החלטה מרכזית בהקמת עסק או בהרחבתו, במיוחד כשאתם מנהלים סוכנות SEO או חברה צומחת לבניית אתרים. רבים שוקלים היכן למקם את הצוות, מה השטח הנכון, ואיזה מיקום באמת מתאים לצרכים העסקיים שלכם. אז כדי לעזור לכם לקבל את ההחלטה הנכונה עבור העסק שלכם, ריכזנו עבורכם את כל המידע החשוב לגבי איך בוחרים משרד.
הגדרת צרכים וקביעת יעדים
זיהוי הצרכים העסקיים שלכם
לפני שמתחילים בחיפוש, חשוב להגדיר בבירור מה העסק צריך כעת ובשנים הקרובות. לכן, מומלץ לחשוב על טווח של שנתיים עד שלוש קדימה, כך שלא תמצאו את עצמכם צריכים לעבור משרד בקרוב מדי.
תקציב ועלויות נוספות
השכירות הבסיסית היא רק חלק מהעלות הכוללת – חשוב לקחת בחשבון גם דמי ניהול, ארנונה, חשמל, אינטרנט וחניה. כדאי להוסיף "כרית ביטחון" של 10-15% מעל לתקציב שתכננתם כדי להיות מוכנים להוצאות בלתי צפויות.
כמה שטח באמת צריך?
כדי לחסוך כסף ולהימנע ממשרד גדול מדי או קטן מדי, חשוב לתכנן נכון את השטח הנדרש. הכלל המקובל הוא כ-10-12 מ"ר לעובד, כאשר החישוב כולל גם שטחים משותפים כמו חדר ישיבות ומטבחון.
על מה חשוב להתמקד בבחירת המשרד?
מיקום ונגישות
המיקום הוא גורם מרכזי בהצלחת העסק. בעסקי שירותים דיגיטליים כמו SEO ובניית אתרים, הלקוחות לרוב לא מגיעים פיזית למשרד, אז שקלו אם אתם באמת צריכים מיקום יוקרתי או שהנוחות לעובדים חשובה יותר. כדאי גם לחשוב על הדימוי שאתם רוצים להעביר ועל הנגישות לצוות שלכם.
תשתיות ושירותים
בדקו את איכות החיבור לאינטרנט – מהירות ויציבות הן קריטיות לעבודה שוטפת. כמו כן, בבניינים משותפים, בררו אילו שירותים נכללים בדמי הניהול: ניקיון משרדים, אחזקה ושמירה. כדאי גם לברר מה המדיניות לגבי תיקונים ותקלות כדי להימנע מהפתעות.
סוג המשרד המתאים לכם
ישנן כמה אפשרויות עיקריות לשקול. למשל, חללי עבודה משותפים מציעים גמישות וחוזים קצרי טווח, אך עם פרטיות מוגבלת. לעומת זאת, משרדים פרטיים נותנים לכם שליטה מלאה ושקט לעבודה, אבל בדרך כלל דורשים התחייבות ארוכה יותר.
היבטים משפטיים וכלכליים
תנאי חוזה ומשך התקשרות
בדקו ביסודיות את חוזה השכירות לפני חתימה. לרוב, חוזים נחתמים ל-3-5 שנים. לכן, כדאי לנסות להשיג אופציית יציאה לאחר תקופה קצרה יותר, בעיקר אם העסק שלכם צפוי לצמיחה מהירה שתדרוש מעבר למשרד גדול יותר.
עלויות נוספות שכדאי לחשוב עליהן
בדקו בדיוק מה כלול בדמי הניהול וכיצד הם מחושבים – לפעמים יש הבדלים משמעותיים בין נכסים שונים. חלק מהמשרדים כוללים ניקיון בדמי הניהול, ואילו באחרים תצטרכו לשכור שירות חיצוני בעצמכם – לדוגמה, אם אתם ממוקמים באזור המרכז, תוכלו להיעזר בשירותי ניקיון משרדים בפתח תקווה שנמצאים בקרבת מקום. בנוסף לכך, חשוב לברר גם את נושא הארנונה, שעשויה להשתנות בהתאם לאזור ולסיווג הנכס.
שאלות נפוצות
כמה עולה להשכיר משרד?
המחירים משתנים בהתאם למיקום ולגודל. בערים מרכזיות המחירים נעים בדרך כלל בין 60-120 ש"ח למ"ר לחודש, בתוספת דמי ניהול וארנונה.
איך קובעים את גודל המשרד הנכון?
מומלץ לחשב כ-10-12 מ"ר לעובד כולל שטחים משותפים, ולהוסיף 20% למרווח צמיחה עתידית כדי להימנע מצורך במעבר מהיר מדי.
מה חשוב לבדוק במיקום המשרד?
נגישות לתחבורה ציבורית, זמינות חניות, קרבה לעובדים ולשירותים סביבתיים כמו מסעדות ובתי קפה.
האם כדאי לשכור משרד עם דמי ניהול?
דמי ניהול מבטיחים תחזוקה שוטפת של השטחים המשותפים ושל המבנה. לכן, חשוב לבדוק מה בדיוק כלול בדמי הניהול ולוודא שזה משתלם לכם.
מה ההבדל בין משרד פרטי לחלל עבודה משותף?
חלל משותף מציע גמישות גבוהה וחיסכון בעלויות ההתחלתיות, מה שמתאים לסטרטאפים וצוותים קטנים. משרד פרטי, מנגד, מספק פרטיות ושליטה מלאה על הסביבה, מה שיכול להיות חשוב לפגישות עם לקוחות או לעבודה באזור שקט.
אילו תשתיות חובה לבדוק במשרד?
מערכות חשמל תקינות, מיזוג אוויר, תקשורת אינטרנט באיכות גבוהה, מערכות אבטחה ובטיחות כמו גלאי עשן ומטפים, ונגישות לבעלי מוגבלויות.
האם ניתן לשנות את תנאי חוזה השכירות?
כן, רוב סעיפי החוזה ניתנים למשא ומתן לפני החתימה. כחלק מהבדיקה, מומלץ להיעזר בעורך דין המתמחה בנדל"ן מסחרי כדי לוודא שאתם מקבלים תנאים הוגנים.
לסיכום
כפי שראינו, התשובה לשאלה איך בוחרים משרד כוללת הגדרת צרכים עסקיים ברורה, קביעת תקציב מדויק, בחינת קריטריונים כמו מיקום ותשתיות, והבנת ההיבטים המשפטיים והכלכליים. לא רק זאת, זכרו שהמשרד שלכם הוא גם חלק מהתדמית המקצועית שאתם משדרים ללקוחות ולעובדים. אז קחו את הזמן לבחון את כל האפשרויות, התייעצו עם מומחים, ובחרו את המשרד המתאים שיתמוך בצמיחה ובהצלחה של העסק שלכם.
